Vad är en E-faktura?
En E-faktura är en faktura som skapas, skickas och tas emot i ett strukturerat, maskinläsbart format. Varje uppgift – fakturanummer, datum, belopp, moms, referenser, artiklar och betalningsvillkor – ligger i ett eget fält som mottagarens system kan läsa direkt. Ingen behöver skriva av, konvertera eller skanna något. Fakturan kan därför konteras, attesteras och betalas automatiskt, och risken för fel minskar kraftigt.
Det som gör en faktura till en E-faktura är alltså inte att den skickas digitalt, utan att innehållet är strukturerat enligt en gemensam standard. Det är den strukturen som gör att fakturan kan flöda mellan olika affärssystem utan manuell hantering.
Varför en PDF inte är en E-faktura
En PDF-faktura är en digital bild av en pappersfaktura. Den ser rätt ut för en människa, men för ett datorsystem är den bara en bild med text. Mottagaren måste antingen skriva in uppgifterna manuellt eller göra en konvertering från PDF till E-faktura. Utan strukturerad data från början kan belopp, momssatser, referenser och organisationsnummer bli fel, och resultatet behöver alltid kontrolleras.
PDF-fakturor skickas dessutom ofta via vanlig e-post. Det gör dem sårbara för fakturabedrägerier, där falska fakturor eller ändrade bankuppgifter smyger sig in. De kan också fastna i skräppost eller försvinna i en inkorg. En E-faktura skickas i stället genom ett slutet, säkert nätverk mellan identifierade parter.
Lagstiftningen gör samma skillnad. Enligt EU:s regler räknas en PDF inte som en elektronisk faktura i strukturerad mening, och när kraven på E-faktura skärps räcker det inte att mejla en PDF.
Peppol BIS Billing 3.0
Peppol är det nätverk och den standard som används för E-faktura i Sverige och i stora delar av Europa. Företag ansluter sig via en Peppol-accesspunkt och kan därefter skicka och ta emot fakturor med alla andra anslutna, oavsett vilken accesspunkt de använder. Formatet som används för fakturor heter Peppol BIS Billing 3.0.
Peppol BIS Billing 3.0 bygger på den europeiska standarden EN 16931 och lägger till regler för hur fakturan ska valideras och adresseras i nätverket. Varje faktura kontrolleras innan den levereras, så att mottagaren får kompletta och korrekta uppgifter. Sedan 1 april 2019 är det lag i Sverige att fakturor till offentlig sektor ska skickas som E-faktura, och i praktiken sker det via Peppol.
EN 16931 – den europeiska standarden
EN 16931 är den europeiska standarden för elektroniska fakturor. Den beskriver vilka uppgifter en faktura ska innehålla och hur de ska struktureras, så att fakturor kan utbytas mellan länder och system. Inom EU ska alla offentliga aktörer kunna ta emot E-fakturor enligt EN 16931. Standarden är också grunden för de nya kraven i ViDA-direktivet.
ViDA gör E-faktura till ett krav
ViDA-direktivet (VAT in the Digital Age) är EU:s största momsreform sedan 1993. Från den 1 juli 2030 ska fakturor mellan företag i olika EU-länder vara E-fakturor enligt EN 16931, och uppgifterna ska rapporteras digitalt till skattemyndigheten i samband med varje transaktion. En PDF räcker då inte längre. I Sverige utreds dessutom om kraven ska gälla även för handel inom landet.
Läs mer om vidadirektivet och vad ViDA innebär för er fakturering.
Gå från PDF till 100% E-faktura
Att gå över till E-faktura behöver inte innebära att ni byter affärssystem. Med eSyn tar ni emot 100% E-faktura från era leverantörer – även när de själva skickar PDF eller papper, eftersom vi omvandlar och kvalitetssäkrar fakturorna åt er. För kundfakturor kan ni fortsätta skapa PDF:er som vanligt; med eSynSend skickar vi dem som E-faktura via Peppol. Se alla tjänster för E-faktura och Peppol.