Varför ska du skicka och ta emot E-fakturor genom PEPPOL-nätverket?
Standardformat
Internationellt nätverk
Lagkrav
Säkert system
Kostnadseffektivt
Färre fel
Fördelar med PEPPOL
Det finns en rad fördelar för er som företag, myndighet eller organisation att vara registrerad hos Peppol. Först och främst är det ett säkert leveranssystem, då data utbyts på ett säkert sätt inom e-leveransnätverket via Peppols olika åtkomstpunkter.
Ett fakturaformat räcker
En annan fördel med Peppol är att det inte kräver att du använder en mängd olika e-fakturaformat; krångliga anslutningar är ett av de vanligaste problemen inom e-fakturering idag.
Vår lösning, eSyn Cloud, gör det enkelt för dig som kund att ta emot fakturor i PEPPOL-format. Om din leverantör skickar en faktura i PDF-format så konverterar sedan vårt system fakturan till e-faktura. Smart, smidigt och enkelt!
En komplett systemlösning
Tanken med ett standardiserat faktureringssystem löser denna inlåsning av tjänster, och ni slipper även att integrera flera separata uppsättningar system och processer för fakturering.
Vilka drar redan nytta av Peppol?
Företag som arbetar med elektronisk upphandling eller som står i startgroparna till att använda elektronisk upphandling kan dra nytta av de många fördelarna med Peppol.
Peppol – ett stort nätverk över flera EU-länder.
Då Peppol är ett nätverk som redan spänner över många EU-länder och växer i antal i världen, så kommer ni efter att ha registrerat er hos Peppol att kunna få ett potentiellt utbyte med alla andra medlemmar som deltar i Peppolnätverket.
Effektivisera upphandlingsprocessen.
Peppol gör upphandlingsförfarandet både möjligt, effektivare och enklare för företag över hela Europa genom att kommunicera elektroniskt med offentliga köpare i olika steg i upphandlingsprocessen.
Genom att fler och fler länder implementerar e-fakturering som standard har Peppol alltmer kommit att bli det utsedda ramverket för det arbetet.
Det är också lätt att nå alla registrerade partners när ni alla använder ett och samma system. Peppol är också så mycket mer än ett e-faktureringsnätverk, då det kan integrera alla elektroniska inköpsprocesser som behövs.
Utöver en högre faktureringseffektivitet, så innebär också användningen av Peppol kostnadseffektivitet, då inga extra kostnader tillkommer i form av olika systemintegrationer för olika samarbetspartners, eller kunder.
Genom att använda e-faktura ökar även säkerheten kring fakturor. I dag finns det mycket brister kring säkerheten vid fakturors spårbarhet (det var inte länge sedan vi skickade pappersfakturor i olåsta brevlådor).
Även risken för mänskliga fel minskar avsevärt med elektroniska fakturor; att fakturor inte skickas i väg i tid, eller inte kommer fram som dem ska, är ett minne blott med elektronisk hantering och signering. Med elektronisk sändning är det alltid tydligt i vilket ögonblick en faktura har sänts och mottagits.
Det är gratis att skapa en användarprofil och det är enkelt att använda Peppols faktureringsmall online. Alternativt kan ni också eller skapa er Peppolfakturering direkt ifrån ert eget ERP-system. Det öppna Peppol-nätverket växer i antal deltagare och i global räckvidd. För närvarande använder 31 europeiska länder, Australien, Kanada, Nya Zeeland, Singapore, Sydafrika och USA Peppol.
Ju fler som anmäler sig till Peppol, desto större blir en leverantörs eller kunds potentiella räckvidd nationellt, såväl som internationellt. I dagsläget ansluter sig också fler och fler myndigheter sig till Peppol, på grund av det säkra anslutnings- och åtkomstsystem som Peppol utgör.
Genom att automatisera ert fakturaflöde slipper ni både tidskrävande och kostsamma moment. Kontakta oss på eSyn så hjälper vi er med hur!
Då infrastrukturen garanterar säkerhet och en enkel identifiering av företag som skickar och tar emot e-fakturor, drar privata företag stor nytta av e-fakturering via Peppol. Men hur ser det ut just nu i Sverige? För närvarande används följande komponenter för Peppol i Sverige:
- Transportinfrastruktur (Access Points och SMP-leverantörer)
- e-fakturering
- e-beställning
- e-katalog
På längre sikt är det svenska engagemanget i Peppol tänkt att underlätta ytterligare för den gränsöverskridande elektroniska handeln för den offentliga och privata sektorn.
Den offentliga sektorns användning av e-fakturering och e-upphandel kommer successivt att öka genom tillämpningen av öppna standarder. Den tekniska infrastruktur som behövs för att övervinna de hinder som idag förhindrar anslutning till systemet ska tillhandahållas.
Hur fungerar Peppol rent tekniskt?
Peppol använder sig av det utvecklade eDelivery Network för att ansluta olika eProcurementsystem till varandra. Genom en uppsättning gemensamma affärsprocesser och tekniska standarder utmynnar detta i ett både säkert och interoperabelt nätverk som ansluter samtliga åtkomstpunkter med samma elektroniska meddelandeprotokoll och format.
Peppol använder sig av digitala signaturtekniker för att säkra meddelandeinnehållet. På detta sätt säkras och underlättas åtkomsten till andra registrerade partners.
Eftersom säkerhetsaspekten i Peppolnätverket är mycket hög har det utmynnat i att myndigheter i Sverige och även i andra länder alltmer kommit att be om e-fakturor från sina leverantörer och handelspartners. I Sverige råder det en skyldighet sedan den 1 april 2019 att skicka e-fakturor till myndigheter genom det lagkrav som då trädde i kraft gällande alla inköp inom den offentliga sektorn.
Genom anslutning kan du ta emot och skicka fakturor till köpare och säljare från hela världen. Tillväxten av PEPPOL är stark och sedan april 2019 är det lagkrav på att alla myndigheter i Europa måste kunna ta emot e-fakturor via PEPPOL-nätverket.
Peppol i Sverige idag
SFTI, Single Face To Industry, är namnet på det gemensamma initiativ som den offentliga sektorn i form av Sveriges Kommuner och Regioner (SKR), Myndigheten för digital förvaltning (DIGG), Kammarkollegiet samt Upphandlingsmyndigheten i Sverige har skapat för att tillsammans driva arbetet och främja förutsättningarna för elektronisk handel. Tillsammans har de tagit fram föreskrifter till e-fakturalagen.
Det är alltså numera lag i Sverige på att alltid använda elektronisk faktura (e-faktura) för alla inköp i offentlig sektor.
DIGG arbetar idag med att ge stöd och information kring elektroniska fakturor, hålla i utbildningar och utveckla och arbeta med standarder inom SFTI. Det är ett stort arbete och ansvar: bara inköpen inom den offentliga sektorn uppgår till nästan 700 miljarder per år, och dessa inköp kommer från drygt 210 000 leverantörer.
Genom att låta Sverige vara en del i PEPPOL nätverket arbetar SFTI främst med dessa tre långsiktiga mål:
- Underlätta för gränsöverskridande elektronisk handel, både för den offentliga och privata sektorn, internationellt som nationellt.
- Genom att använda öppna standarder ska Peppol hjälpa Sverige att öka den offentliga användningen av e-fakturering och e-upphandling.
- Bygga upp en teknisk infrastruktur och hjälpa företag och organisationer att ansluta sig till nätverket, och där med motverka problem som ofta sätter käppar i hjulet för både offentliga och privata sektorn idag.
SFTI rekommenderar idag att företag använder Peppol-nätverket för elektronisk upphandling; det är en smidig och effektiv lösning som hjälper uppkopplade köpare och leverantörer att enkelt kommunicera med varandra genom e-upphandling och e-fakturor.
Kan alla skicka fakturor genom peppol-nätverket?
Det är enkelt att komma igång med peppol fakturering. Det som krävs är en anslutning till en certifierad accesspunkt där man tilldelas ett PEPPOL-id.
PEPPOL-id är den elektroniska adressen som identifierar er som bolag inom infrastrukturen. De svenska bolagen identifieras med prefixet 0007 följt av organisationsnumret, exempelvis är eSyns PEPPOL-id 0007: 5591511554.
För de bolag som ännu inte kan skicka PEPPOL-fakturor
För de bolag som ännu inte har möjlighet att skicka PEPPOL fakturor har eSyn tagit fram en smidig tjänst som innebär att företag enkelt, smidigt och kostnadsfritt kan ställa om till PEPPOL fakturering utan några investeringar eller extraarbete för deras IT och/eller kundreskontra.
Så tar du emot PEPPOL-fakturor
För att ta emot PEPPOL-fakturor behöver du vara registrerad som mottagare i PEPPOL-nätverket. Kontakta eSyn så hjälper vi er!
Regeringen har även implementerat EU:s direktiv om e-fakturering i offentlig upphandling; sen den första april 2019 använder den svenska regeringen e-fakturering inom den offentliga sektorn, och e-fakturorna måste följa den europeiska standarden som finns (EN 16931), leverantören och köpare kommit överens om något annan standard.
Med detta har regeringen även förbjudit användandet av pappersfakturor, och tack vare den automatiserade processen slipper man även att leta efter PDF-fakturor. Notera att fakturor i PDF-format inte klarar lagkraven och går alltså inte att räkna som en e-faktura; däremot kan bilagor (till exempel tidrapport eller ritning) till en elektronisk faktura vara i PDF format.
Det finns fortfarande äldre format av den europeiska standarden på marknaden, men enligt SFTIs rekommendationer är det endast Peppol BIS Billing 3 som ger stöd för den europeiska standarden. Sedan den första december år 2019 är alla upphandlade myndigheter i Sverige registrerade som mottagare av fakturor från Peppol-nätverket.
Idag rekommenderar SFTI att företag börjar använda sig av Peppols infrastruktur då det både förenklar den nuvarande administrationen och är ger långsiktiga möjligheter genom framtida förvaltning av olika leverantörsrelationer.
eSyn - Smooth, efficient, drives business