PDF-faktura eller E-faktura?
- Är ni med på resan mot en helt digitaliserad AP-Process?

I Sverige har vi en gemensam målsättning att minst 80 % av de fakturor som skickas och tas emot ska vara e-faktura år 2024. Men hur tar man steget till att gå över till ett elektroniskt flöde?
Då detta ligger på leverantörerna blir det såklart en utmaning då man måste uppmana alla leverantörer till att skicka E-faktura. Men det är inte alla som kan, vill eller vet hur man gör. Det är här vi kommer in, som hjälp för er att helt övergå till ett elektroniskt flöde, utan att lägga krav på leverantörens format.

Fler och fler företag digitaliserar sina fakturaflöden och pappersfakturan håller på att fasas ut helt. Trots detta har vi i Sverige en låg andel fakturor som går som e-faktura.
År 2019 kom lagen om att skicka e-faktura till offentlig sektor vilket ökade antalet e-fakturor något. Men idag är det vanligaste formatet e-postfaktura, det vill säga att fakturan skickas som en pdf-bilaga via e-post. E-fakturor har länge använts i Sverige.
Förr var det endast större företag som använde e-faktura då detta var en svår och kostsam funktion att få till. Idag finns möjlighet att skicka e-faktura i nästan alla system på marknaden och det är mycket billigare än att skicka en pappersfaktura.

– Att använda e-faktura, både i sitt inkommande och utgående fakturaflöde, innebär stora vinster för företag. Inte minst för att man får en säkrare och mer effektiv fakturahantering och sparar både tid och pengar. Man kan också vara säker på att faktureringen blir rätt och risken för att det uppstår fel via den mänskliga faktorn elimineras.

En e-faktura skickas, tas emot och hanteras helt elektroniskt. Hela fakturaflödet är automatiskt, från det att fakturan skapas i ekonomisystemet, till dess att den landar och registreras hos mottagaren.

En e-postfaktura är en avbild av en faktura som skickas som en pdf-bilaga i ett mail till mottagaren. När en pdf-faktura mailas till mottagaren måste fakturan ändå hanteras manuellt eller tolkas för att hanteras i reskontran.

– Många företag som vi är i kontakt med säger sig ha tagit steget till att bli digitala genom att de får mailade pdf-bilagor som sedan skannas och tolkas. Men detta är inte en E-faktura. Se nedan lista för de stora skillnaderna mellan en s.k. ”digitaliserad” pdf-faktura och en E-faktura.