1. Inköp
AP-processen inleds alltid initialt med att det finns ett inköpsbehov. Hur detta sedan utförs kan variera. Allt ifrån direkta e-mail eller telefonsamtal, till inköpssystem och diverse portaler som leverantörerna erbjuder. Men det inte många är medvetna om är att det med ett bra systemstöd kan skapa beställningar med i förtid bestämda leverantörer eller avtal. Traditionellt så uppfattas detta inte som ett led i AP-processen, men det är en del av flödet då en inköpsorder är det initiala steget som sedan slutar med en leverantörsfaktura.
2. Mottagande av faktura & data
De format som en faktura kan skickas är flertaliga. Allt ifrån papper, pdf, eller e-fakturor kan skickas. Oftast tar företag emot fakturor i en rad olika format – något som direkt påverkar tidsåtgång och relaterad kapitalåtgång. Ett första steg är att dessa fakturor behöver digitaliseras i någon form. Det gäller ofta pappers- och PDF-fakturor. Ibland finns det också en VAN-operatör som tar hand om denna process. Däremot med e-fakturor så är de i sin ursprungliga form redan digitaliserade och kan därför gå vidare till nästa steg direkt.
3. Attestering och Kontering
Nästa steg är att den inkomna fakturan ska attesterar och konteras. Vanliga valideringssteg är att säkerställa att det är korrekt leverantör som skickat ut fakturan, samt att betalningsvillkor och övriga bestämmelser är korrekta. Nästkommande steg är att fakturan skickas ut till personer med rätt behörighet att avgöra fakturans relevans och korrekthet. Därefter följer att fakturan ska redovisas. Detta sker ofta samtidigt som när fakturan attesteras. Fakturor som kan härröras till varor, behöver sedermera kopplas ihop med rätt inköpsorder. Här kan ett bra systemstöd visa sig vara mycket tid- och kostnadsbesparande. Om en faktura uppvisar avvikelser så resulterar detta ofta de behöver skickas om igen. Många manuella steg uppstår i denna fas och det är i detta steg som vi kan hitta de största besparingarna både vad gäller kostnader och tid.
4. Betalning
Betalning och bokföring är steg som om de är direkt kopplade till hela flödet, även om de inte alltid är en del av leverantörsfakturaprocessen, kan leda till mycket hög effektivitet. Nu har fakturan blivit analyserad, attesterad och konterats. Nästkommande steg är betalning och bokföring i det ekonomisystem som företaget använder. Hur bokföringen sker kan variera, men är ofta direkt relaterad till hantering av så kallade LB-filer som banken skickar ut och tar emot.
Digitalisering har aldrig varit enklare!
Delar du också vår vision om en framtid där tidskrävande, tråkiga och repetitiva arbetsuppgifter tillhör det förflutna? Anslut dig till eSyn och automatisera ditt fakturaflöde idag!
