1. Digitalisering är inte lika med automatisering!
”PDF-fakturor leder inte till ett automatiserat flöde”.
För de flesta innebär digitalisering att övergå från pappersfakturor till att skicka fakturor via e-post i PDF-format. Det är absolut ett steg på vägen, men innebörden för er som fakturamottagare är att dessa fakturor behöver tolkas för att ni skall kunna ta emot dem ”digitalt”. Resultatet blir att dessa ”digitala” fakturor fortfarande kräver en hög grad av manuell hantering.
”Genom automation når man ett effektivt flöde och substantiella kostnadsbesparingar”.
På eSyn är vi tydliga med att syftet med en digitaliserad process måste vara automation och att det ska gälla samtliga leverantörer och fakturor.
2. Säkerställ att leverantörerna kan skicka e-faktura.
Samtliga större bolag har ett elektroniskt fakturamottag. Trots detta är andelen e-fakturor i minoritet på grund av att leverantörerna har en utmaning att ställa om till e-fakturering.
”Vi har en lösning för alla.”
Genom vår tjänst Supplier Digital Onboarding tar vi ett helhetsansvar i att pro-aktivt bearbeta leverantörer och hjälpa dem att skicka e-faktura. Det innebär att vi även tar ”First line support” och svarar på eventuella frågor.
Vår teknologi innebär att alla enkelt smidigt och kostnadsfritt klarar omställningen utan något extraarbete för deras IT och/eller kundreskontra.
”Så fungerar det”.
Vi kontaktar leverantörer och informerar om att samtliga fakturor ska skickas enligt något av nedan två alternativ.
- Skicka e-fakturor via PEPPOL-nätverket.
- Maila PDF-fakturor till er nya e-postadress.
Leverantörer utan tekniska förutsättningar kan alltså ställa om till e-fakturering genom att endast byta e-postadress på fakturan. Därefter hanterar vi transformationen till e-faktura i formatet PEPPOL BIS 3.0 genom vår plattform eSyn Cloud.
”Värdet för er som fakturamottagare”
Resultatet är ett standardiserat kundanpassat flöde av validerade e-fakturor som utan avvikelser kan läsas in i ert fakturamottag för att därefter attesteras och slutkonteras. Processen skapar förutsättningar för automation, en s.k. ”touchless” hantering.
3. Gör slut med den manuella fakturahanteringen.
Nedan listar vi några av fördelarna med ett helautomatiserat fakturaflöde via eSyn.